Å organisere en vellykket konferanse kan være en kompleks oppgave med mange bevegelige deler. Enten du planlegger et intimt forretningsmøte eller en storstilt konferanse, er det avgjørende å ha en gjennomtenkt plan. Her er en guide med 12 viktige punkter som kan hjelpe deg med å skape en minneverdig og effektiv konferanse.
1. Formål og mål
Begynn med å definere et klart formål og mål for konferansen før du starter planleggingen. Det er så mange beslutninger som er helt avhengig av målet og hensikten med møtet.
2. Budsjett
Sett opp et omfattende budsjett som inkluderer alle aspekter ved konferansen, fra transport og måltider til eksterne foredragsholdere og aktiviteter. På den måten kan dere holde kostnadene under kontroll og sikre at ingenting viktig blir oversett.
3. Valg av konferansesenter
Når du skal velge konferansesenter, er det viktig å ta hensyn til det totale antallet deltakere og hvor mange som skal overnatte. Kan de som skal overnatte, dele dobbeltrom eller skal alle ha enkeltrom? Hva med transport til og fra konferansesenteret, må dere arrangere transport eller er det mulig å bruke offentlig transport? Har konferansesenteret de tekniske fasilitetene dere trenger i konferanserommene?
4. Velg dato
Det høres kanskje enkelt ut, men jo større konferansen er, desto vanskeligere er det å finne datoer der alle deltakerne kan delta (eller i det minste så mange som mulig) og som konferansesentrene har plass til. Hvis du også planlegger å hente inn eksterne foredragsholdere, er det viktig at deres tilgjengelighet passer med de valgte datoene. Det er viktig å ta hensyn til ulike skoleferier, for eksempel sportsferier og påskeferier, der det er ulike ferieuker i ulike områder. Hvis du har deltakere fra flere land, må du også dobbeltsjekke datoene med disse landene, slik at det ikke er noen helligdag i det landet på den datoen du har planlagt.
5. Eksterne foredragsholdere og aktiviteter
Å invitere eksterne foredragsholdere kan gi konferansen merverdi. Sørg for at foredragsholdernes temaer er relevante for konferansens formål og mål. Planlegg også teambuilding-aktiviteter, spesielt hvis deltakerne ikke møtes så ofte. Eksterne aktivitetsselskaper som PULS og Aktivitetsteamet kan hjelpe til med dette.
6. Overnatting
Avhengig av budsjett og bedriftskultur kan du tilpasse innkvarteringen på konferansen til deltakernes ønsker. Hvis noen er villige til å dele dobbeltrom, kan det redusere konferansekostnadene betraktelig. Det kan også være at det aktuelle konferansesenteret du ønsker å booke, ikke har kapasitet til å ta imot dere med mindre dere deler dobbeltrom med noen av de ansatte.
7. Mat og drikke
Tenk på når konferansen starter og slutter. Hvis alle ankommer om morgenen den første dagen kl. 08.00, er det fint å tilby frokost og kaffe med en gang. Hvis det er senere på morgenen, kan det være en enkel kaffepause. Skal lunsjen være vegetarisk, i bufféformat eller serveres sittende? Skal det serveres drikke til måltidet, vin, øl eller bare kullsyreholdig vann? Middag, hvor mange retter og skal det være en vinpakke til middagen? Hvis dere skal ha kick-off og planlegger å være oppe sent på kvelden, bør det tilbys vekking etter midnatt?
8. Teknologi i konferanserommet
Hvilke tekniske behov har dere i konferanserommene? Trenger dere flere ulike projektorer for å vise ulike presentasjoner under konferansen? Skal dere jobbe med store filer eller spille av videofilmer over internett, hva slags båndbredde trengs på det trådløse nettverket og på internett? Vil alle deltakerne være på stedet, eller er det noen som må koble seg opp via nettmøte? Hvordan kan du gi dem en best mulig opplevelse?
9. Transport
Hvilke krav stilles til transport til og fra stedet? Kommer noen av deltakerne med fly, tog eller bil? Er det behov for å organisere busstransport fra et sentralt sted der alle kan møtes, eller kjører alle direkte til konferansestedet?
10. Evaluering
I etterkant av konferansen er det viktig å evaluere konferansen og finne ut hvordan deltakerne opplevde den. Husk å spørre om alle aspekter ved konferansen, innholdet, verdien av eksterne foredragsholdere, aktiviteter som teambuilding, overnatting og måltider, konferansefasiliteter osv.
11. Planlegger for at ting skal gå galt
Planer for hva som ikke kan skje. Hva skjer hvis været blir skikkelig dårlig og flyreiser blir kansellert, veier er ufremkommelige, eksterne foredragsholdere blir syke, eller administrerende direktør som skal åpne konferansen ikke kan nås. Jo mer du har planlagt for det uplanlagte, desto bedre vil konferansen kunne gjennomføres.
12. Bærekraft:
Integrer bærekraftprinsipper i alle aspekter av konferanseplanleggingen, fra valg av transportmiddel til valg av et miljøsertifisert konferansested. Dette viser at dere er opptatt av miljøet, og kan være en viktig del av konferanseprofilen.
Ved å tenke nøye gjennom disse 12 punktene i planleggingsprosessen kan du sikre et vellykket og minneverdig arrangement som oppfyller alle dine mål og forventninger. Vi hjelper deg gjerne med planlegging og forslag til konferansefasiliteter.
Oppdag våre utvalgte konferansesentre her
For mer informasjon, søk for eksempel etter konferansesentre i Stockholm, Göteborg, Malmö.
